Aibel valgte SuccessFactors og Sariba

FOTO: ØYVIND SÆTRE/AIBEL

Sariba har tatt en prat med Svein Andreassen, HR Shared Services Manager i Aibel, for å høre mer om bakgrunnen for prosjektet, samarbeidet med Sariba og hvordan løsningen fungerer for Aibel.

Hva var bakgrunnen for prosjektet?

For Aibel er menneskene i bedriften et av våre viktigste satsningsområder, og vi har derfor et høyt fokus på «people processes». Dette er de prosessene som er med på å utvikle de ansatte i bedriften, blant annet medarbeiderutvikling, kompetansekartlegging og talentutvikling.

For å kunne gjennomføre medarbeiderprosessene effektivt, sikkert og med god kvalitet ble det tidlig klart at vi trengte et digitalt verktøy, et verktøy som kunne ivareta og støtte opp om selskapets strategi og målsetninger på dette området. Vi gjorde tidligere mye manuelt, og forholdt oss til tungvinte papirbaserte prosesser eller diverse former for ustrukturerte data. Ved å ta i bruk et digitalt verktøy ønsket vi vi å profesjonalisere oppfølgingen av de ansatte, og å supportere de tilstøtende prosessene på best mulig måte.
 

Hvorfor SuccessFactors og Sariba?

Da vi skulle velge løsning var det flere kriterier som var viktige for oss:

1. Løsningen skulle støtte hovedområdene for medarbeider- og talentutvikling:
   • Mål og kaskadering av mål
   • Talentmatrisemodeller
   • Succession organisasjonskart (etterfølgerplanlegging)
   • Medarbeidersamtaleoppfølging
   • Tilbakemelding fra andre ansatte og ledere
2. Løsningen skulle være moderne og ha brukervennlig grensesnitt:
   • Intuitivt for ansatte og ledere
   • Mobilt grensnitt
   • Grafiske rapporter
   • Dashboards
3. Løsningen skulle komme med nyttige hjelpefunksjoner:
   • Varsler og påminnelsesfunksjoner
   • Målbibliotek
   • Fleksible prosesser

I tillegg var vi på jakt etter en global løsning, slik at vi enkelt skulle kunne følge opp alle våre ansatte, uavhengig av hvor i verden de var lokalisert. Vi ønsket også at løsningen enkelt skulle integreres med SAP HCM; vårt HR-system med blant annet lønn, tid, fravær og masterdata. Dette var starten på vår reise fra onprem til cloud.

SAP SuccessFactors er en totalpakke hvor du kan velge å kjøpe hele HR-suiten eller du kan ta i bruk en og en modul. Siden SuccessFactors er en SAP-løsningen kan den enkelt integreres med SAP HCM. Dette er viktig for oss, i det som er starten på vår reise fra onprem til cloud, og en skybasert løsning.

Noe av det vi synes tilfører ekstra stor verdi er at løsningen vil synliggjør talenter, uavhengig av hvor de befinner seg, geografisk eller organisatorisk. Det at du kan sammenligne ressurser og kompetanse, uavhengig av lokasjon og forretningsenhet, gjør SuccessFactors til et strategisk godt verktøy. I tillegg er det GDPR compliant, og har god kontroll på både roller og autorisasjoner.
 

Noe av det vi synes tilfører ekstra stor verdi er at løsningen vil synliggjør talenter, uavhengig av hvor de befinner seg, geografisk eller organisatorisk.

Sariba som samarbeidspartner

Da vi skulle velge samarbeidspartner falt valget på Sariba, og det var flere grunner til det; vi hadde allerede god erfaring med Sariba som leverandør og samarbeidspartner, og vi visste at de hadde dyktige ressurser med svært god kunnskap om SAP HCM. I tillegg er Sariba både SAP Partner og SAP Cloud Partner. De har også et stort SAP miljø innen både SAP HCM og SAP SuccessFactors, og fremstod for oss som en profesjonell leverandør.

Hvordan fungerer løsningen for dere i dag?

Modulene Performance & Goals og Succession & Development er i bruk i deler av organisasjonen i dag. Dette er veldig gode verktøy som blant annet gir oss en mer strukturert og komplett innsikt i hvilke talenter vi har ansatt rundt omkring i verden. Det gjør at vi enkelt kan se at vi har et talent plassert enten i Oslo eller i Thailand, selv om vi sitter plassert i Stavanger.

Det har også gitt oss muligheten til å drive med etterfølgerplanlegging på en helt ny måte. Når vi vet at vi har en ledende stilling som på et tidspunkt må fylles av en ny person, kan vi enkelt sammenligne mulige kandidater og se hvilke kompetanse de eventuelt mangler, og når de vil være klare for den aktuelle stillingen. Dette er et strategisk verktøy som kan brukes av både HR og konsernledelsen, og som hjelper oss med å dekke eventuelle kompetansegap.

Hvilke gevinster har løsningen gitt dere?

Vi ser at vår nye løsning allerede gir oss gevinster, og at dette vil gi enda tydeligere utslag etter hvert som løsningen rulles ut til flere brukergrupper.

Vi har blant annet redusert tiden vi bruker på manuelle arbeidsprosesser. På starten av et år skal jo målprosessen for det kommende året rulles ut til alle ansatte. Det, som før var en manuell prosess, gjøres nå med et par tastetrykk! I tillegg kan vi enkelt skreddersy prosessen til ulike ansattgrupper, noe som er veldig praktisk.

Vi har også fått forbedret kvalitet og fokus. Målarbeidet har blitt en viktigere del av ledernes aktiviteter, og det at systemet er «levende» gjør at det følges opp gjennom året. Det er enkelt å definere klare og tydelige mål, og de ansatte har fått et større eierskap til egne mål.

Når de ansatte bruker systemet aktivt får de også synliggjort sin kompetanse på en positiv måte. Dette styrker også prestasjonskulturen gjennom en mer kontinuerlig dialog mellom leder og ansatt. I tillegg er jo verktøyet GDPR-compliant, og det er superviktig når vi jobber med behandling av data.

Hvordan fungerte samarbeidet med Sariba?

Samarbeidet med Sariba har fungert godt, og vi har hatt en god dialog gjennom hele prosjektet. Vi har hatt tilgang til dyktige nøkkelpersoner hos Sariba noe som har vært viktig for fremdriften.

Det at Sariba kjente til våre utfordringer og behov før prosjektet startet, gjorde at samarbeidet ble enda enklere. Prosjektet ble også levert på budsjett, og det må vi jo være fornøyde med.

Vil du vite mer?

Vil du vite mer om SAP SuccessFactors, samarbeidet med Aibel eller hva vi i Sariba kan hjelpe deg med? Da er du velkommen til å kontakte vår Sales Director, Cecilie Eckhardt.

Cecilie Eckhardt
Sales Director